業務改善とは？

業務改善とは、業務における無駄を省き、生産性を向上させる取り組みのことです。重要なのは、単なるコスト削減ではなく、付加価値の高い業務に時間を使えるようにすることです。

業務改善は3M（ムリ・ムダ・ムラ）の解消がポイント

業務改善の基本となるのが、「ムリ」「ムダ」「ムラ」の3Mの解消です。ムリは負担が大きすぎる業務、ムダは価値に結び付かない作業、ムラは業務量や品質のばらつきを指します。これらを見直すことで、効率的な業務環境を実現できます。

業務改善の見つけ方

業務改善のポイントを見つけるには、業務の棚卸しや可視化、作業時間の計測、社員へのヒアリングなどが効果的です。特に時間がかかっている業務や、よく間違いが起きる作業に注目します。

業務の棚卸しに関して詳しくは「効果的な業務の棚卸しとは？｜5つの手法と実践ステップを解説」もご覧ください。

業務改善のステップ

改善の進め方

業務改善は「現状分析→課題特定→改善計画→実行→効果測定」の順で進めます。特に現状分析では、できるだけ定量的なデータを集めることが重要です。定量データの計測には業務量調査を行うことも有効です。

業務量調査に関して詳しくは「業務量調査とは？3つの方法と業務改善への活用ポイントを具体例付で解説」もご覧ください。

優先順位の決め方

改善効果が高く、実現が容易な施策から着手します。「効果」と「実現性」のマトリクスで評価し、優先順位をつけることで、確実に成果を出すことができます。

効果の高い業務改善の具体例

業務プロセスの最適化3選

・ データ分析・レポート作成の自動化

売上データの集計や分析、定型レポートの作成など、多くの時間を費やしている業務をEUC（Excelやローコードツールの活用等）により自動化します。データの転記ミスを防ぎながら、より付加価値の高い分析業務に時間を使えるようになります。特に経理部門での月次決算業務では、データ収集から分析までの作業を自動化することで、締め日から報告までのリードタイムを大幅に短縮できます。この際にどの作業に時間がかかっているか実態を把握することで、効果的な改善が可能です。

EUCに関して詳しくは「EUCとは？業務効率化を実現する仕組みと導入ステップを解説」もご覧ください。

・ 承認・決裁フローの効率化

複雑化した承認プロセスを見直し、適切な権限移譲を行うことで意思決定のスピードアップが図れます。

標準化された承認フローの構築、具体的には少額決裁の権限委譲や緊急時の代理承認ルールを整備するなどで、取引のスピードアップと業務の滞留防止、属人的な判断の解消を実現します。また、決裁基準の明確化と共に、電子決裁システムの導入も効果的です。

・ 予実管理の効率化

予算と実績の差異分析や予測に多くの時間を費やしている場合、EUCを活用した自動集計の仕組みを構築します。ピボットテーブルやマクロを使用することで、カテゴリー別の予算消化率や差異要因も一目で把握できるようになります。また、過去の傾向に基づく予測モデルをEUCで構築することで、将来予測の精度向上と計画策定時間の短縮も可能です。

組織横断的な改善3選

・ 部門間の重複業務の統合

各部門で似たような資料作成や集計作業が行われていないか、業務の実態を把握し、棚卸しを実施します。

重複している業務を特定し、テンプレート化や一元管理により効率化を図ります。部門横断で業務量を測定することで、重複業務の実態がより明確になります。

・ 拠点間の業務標準化

複数拠点で独自の業務プロセスが発生し、全体最適化ができていない状態を改善します。

まず各拠点の業務実態を詳細に把握し、ベストプラクティスを特定。それを基に業務を標準化することで、効率性と品質の向上を図ります。また全社での標準化を行うことで、人材配置の流動性向上、トレーニングコストの削減、全社レベルでのパフォーマンス比較が可能となります。

・ 部門間連携の仕組み作り

部門をまたぐ業務フローを可視化し、情報伝達の無駄や遅延を特定します。

実態調査で課題を把握し、効率的な連携の仕組みを構築。部門間の連携コストを削減し、スムーズな情報共有を実現します。また、複数部門で管理している取引先情報を一元化し、対応履歴やデータをデータベース化することで、より効果的な取引先管理と社内連携が可能になります。

人材活用の最適化3選

・ 属人化した業務の可視化と改善

ベテラン社員の経験やスキルに依存している業務を洗い出し、手順やノウハウを可視化します。

可視化された手順はEUCでテンプレート化し、誰でも一定水準の業務遂行が可能な仕組みを構築します。特に顧客対応や見積作成など、経験則に基づく判断が多い業務は判断基準を明確化してEUCに組み込むことで、品質の安定化と担当業務の複線化を実現できます。

属人化の解消に関して詳しくは「属人化解消の具体的な進め方｜リスク分析から効果的な対策まで」もご覧ください。

・ 管理職の業務効率化

管理職が行うレポート作成や進捗管理業務を効率化します。

業務の実態を把握してボトルネックを特定し、EUCで定型業務を自動化。より本質的なマネジメント業務に時間を使えるようにします。これにより、管理職はチームメンバーへのコーチングや戦略立案といった高付加価値業務に集中でき、組織全体のパフォーマンス向上につながります。

・ リソース配分の最適化

繁閑の差が大きい業務は人員配置を見直し、業務の平準化を図ります。

部門を超えた人材の有効活用も検討します。業務量調査で各部門・担当者の業務負荷を可視化することでより最適に行えます。

情報管理の効率化3選

・ プロジェクト進捗の可視化

複数のプロジェクトの進捗状況をEUCやプロジェクト管理ツールで一元管理します。

各タスクの進捗率や担当者の稼働状況を自動で集計・可視化し、遅延リスクの早期発見や、リソース配分の最適化が可能になります。

・ 売上予測と在庫管理の連携

販売実績データと在庫データを連携させ、自動で需要予測を行うシステムを構築します。

EUCの関数やマクロを活用し、適正在庫の維持と機会損失の防止を両立させます。また過去の季節変動や特需要因を考慮したモデルをEUCで構築することで、より精度の高い発注計画が可能になります。

・ 電子化による情報統制の強化

書類の電子化やペーパーレス化を進め、必要な情報にすぐアクセスできる環境を整備します。

情報の一元管理により、セキュリティ強化と操作履歴の管理も実現できます。さらにアクセス権限の設定や変更履歴の追跡により、内部統制の強化とコンプライアンスリスクの低減も図れます。また、物理的な書類の保管スペースも削減でき、検索時間の短縮にも繋がります。

業務改善のアイデアに関しては「業務改善アイデア15選！部門別の改善施策を具体的に紹介」もご覧ください。

業務改善を成功させる3つのポイント

業務改善を成功させるポイントは3つです。第一に、部門間の重複業務の統合や承認プロセスの簡素化など、組織規模に応じた課題から着手すること。第二に、会議の効率化や経費精算の改善など、すぐに効果が実感できる施策を選ぶこと。第三に、既存システムを有効活用し、投資を抑えながら効果を最大化することです。

特に、Excelやローコードツールを活用したEUCは初期投資が少なく比較的容易に導入可能なため、多くの業務改善施策で効果的です。社内の既存スキルを活用して改善を進められるため有力な手段となります。

小さな改善の積み重ねが大きな業務改善の成果を生み出す

業務改善は既存の仕組みを活用し、小さな成功を重ねることで、大きな業務改善を実現できます。一朝一夕には実現できませんが、本コラムで紹介した具体例を参考に、自社の状況に合わせた改善を進めていくことで、着実な成果を上げることができます。まずは小さな改善から始め、効果を測定しながら、より大きな改革へとステップアップしていきましょう。

業務改善について検討されている方は、お気軽にご相談ください。業務改善に関する豊富な知見と実績を持つコンサルタントが、お客様の課題に合わせた具体的な改善策をご提案いたします。